맞춤형 챗봇: 기관 안내 자료로 만드는 문의 응대 챗봇

기관에는 신청 자격, 제출 서류, 비용 사용 가능 여부 같은 문의가 반복해서 들어옵니다. 답은 공고문과 지침에 있지만 찾기 어려워 전화와 메일로 다시 묻게 됩니다.

맞춤형 챗봇은 기관의 공고문·지침·규정을 정리해 만든 안내 챗봇입니다. 반복 문의는 챗봇이 24시간 답하고, 담당자는 판단이 필요한 문의만 처리하면 됩니다.

적용 분야

공공기관·지자체

• 민원: 신청 자격, 구비 서류, 처리 기간
• 지원사업: 참여 조건, 사업비로 쓸 수 있는지, 증빙 서류
• 시설·프로그램: 이용 대상, 예약 방법, 운영 시간

대학

• 산학협력단: 연구비로 살 수 있는 것, 정산 서류, 협약 절차
• 학사·장학: 휴학·복학, 졸업 요건, 장학금 조건
• 입학·국제교류: 전형 일정, 제출 서류, 유학생 안내

학교·교육청

• 학부모 문의: 전입학 절차, 방과후·돌봄 신청, 증명서 발급
• 교직원 문의: 복무·출장처럼 내부에서 자주 찾는 규정

창업지원기관·협회

• 참여기업 문의: 사업비 집행, 계획 변경 절차
• 회원 문의: 가입 절차, 회원 혜택

주요 기능

• 자주 오는 질문은 질문 목록에서 바로 답합니다. 같은 질문에는 언제 물어도 같은 답이 나갑니다.
• 목록에 없는 질문은 AI가 기관 자료 안에서 찾아 답합니다. 자료에 없는 내용은 지어내지 않고 담당 부서에 확인하라고 안내합니다.
• '되나요?'라는 질문에는 가능 · 불가 · 조건부 가능을 먼저 보여 주고 이유를 붙입니다. 끝까지 읽지 않아도 결론을 알 수 있습니다.
• 규정이 바뀌면 원랩이 내용을 고칩니다. 담당자가 챗봇을 따로 관리할 필요가 없습니다.

운영 방식

• 한 부서, 한 사업부터 작게 시작할 수 있습니다.
• 누구나 쓰게 열어 둘지, 참여자·구성원만 쓰게 할지 기관이 정합니다.

도입 절차

1. 공고문·지침·규정 파일과, 평소 자주 받는 질문을 보내 주세요.
2. 원랩이 주제별로 정리하고 예상 질문과 답을 만듭니다. 담당자가 확인하고 고칩니다.
3. 전용 링크로 오픈합니다. 공지나 문자로 링크만 돌리면 됩니다.
4. 규정이 바뀌거나 새 사업이 생기면 원랩이 내용을 업데이트합니다.

구축 사례

M대학 산학협력단의 '모두의 창업' 참여자 안내 챗봇을 만들었습니다. 사례 보기

챗봇 답변은 참고용이며, 최종 판단은 각 기관의 기준을 따릅니다.

문의

사용할 자료와 이용 대상을 알려 주시면 범위와 일정을 안내드립니다. 문의하기